הנחיות ראש רשות התקשוב הממשלתי

1. סמכויות רשות התקשוב הממשלתי

בהחלטת הממשלה מס' 1933, מיום 30 אוגוסט 2016, הוגדרו היעדים, התפקידים והסמכויות של רשות התקשוב הממשלתי בנושא הנגשת מאגרי מידע לציבור.  בהחלטה זו הוגדר כי על הרשות "להוות גורם מנחה בתחום הנגשת מאגרי מידע ממשלתיים" (סעיף 12.ז.3. בהחלטה).

2. קהל היעד

• הממונה על הנגשת מאגרי מידע לציבור במשרד, כהגדרתו בסעיף 12. ה. להחלטת ממשלה מספר 1933 מיום 30.08.2016.

3. מטרת ההנחיה

• להנחות ולסייע לקהל היעד במילוי אחריותו, כפי שהוגדרה בהחלטת הממשלה הנ"ל:

• סעיף 12.ב. להכין תכנית עבודה רב שנתית להנגשת כלל מאגרי המידע של המשרד, באופן מדורג עד לשנת 2022.
• סעיף 12.ד. להעביר לוועדת ההיגוי דוח שנתי אודות המאגרים שהונגשו בשנה שחלפה ופירוט על אודות מאגרים שיש מניעה להנגישם והנימוקים לכך.
  • הנחיה זו מהווה נוהל עבודה רוחבי, ועל כן תוכנה מחייב את קהל היעד.

4. הגדרות ומושגים

• רשות התקשוב – רשות התקשוב הממשלתי.
• הנחיה – הנחית ראש רשות התקשוב הממשלתי.
• משרד - משרד ממשלתי או יחידה ממשלתית או יחידת סמך ממשלתית.
• מאגר מידע – מסד נתונים או סדרת נתונים של מידע מכל סוג, לרבות כל אוסף מובנה של נתונים, בין אם מוגדר במשרד הממשלתי או ביחידת הסמך כ"מאגר" לצרכים פנימיים ובין אם לאו.
• הנגשת מאגר (להלן הנגשה) – העלאת קובץ לאתר הממשלתי gov.il בפורמט פתוח תחת רישיון שימוש חופשי.

5. הגורמים המעורבים בתהליך התכנון

תפקידו/ה של הממונה על יישום ההחלטה במשרד הוא להוביל את מדיניות הנגשת מאגרי המידע. לשם ביצוע המשימה נדרשת מעורבותם של גורמים נוספים במשרד, ביניהם: מנכ"ל המשרד, מנהל/ת אגף מערכות מידע, אגף התכנון, יועמ"ש, מנהלי היחידות המקצועיות והממונה על חופש המידע.

מעורבותם של הגורמים הנ"ל תתרום משמעותית לתהליך איסוף דרישות ציבוריות למידע, זיהוי תועלות פוטנציאליות של המידע ומקומות בהם הנגשת המידע יכולה לתרום ליעדי המשרד (לדוגמא: נתוני צריכה יכולים לתרום להתייעלות אנרגטית; נתוני תכנון לעידוד יזמות נדל"נית וכו'). מעורבות של הגורמים בשלב התכנון תקצר ותייעל את תהליכי היישום ואת גיוס המשאבים הנדרשים לכך. מומלץ לבנות את תכנית העבודה להנגשת מאגרי מידע כחלק מתהליך התכנון השנתי של המשרד ולהיעזר במדריך התכנון הממשלתי.

6. בניית תכנית העבודה

• על המשרד לבנות תכנית עבודה רב שנתית, כולל לוחות זמנים, להנגשת כלל מאגרי מידע עד לשנת 2022.
• בבניית תכנית העבודה, יש לוודא כי לפחות 30% ממאגרי המידע שהוגדרו כבעלי עדיפות ראשונה יונגשו עד סוף שנת 2018; 70% מהם עד סוף שנת 2019, ו-100% עד סוף שנת 2020 (ר' סעיף 9 להלן להגדרת רמת עדיפות). ניתן לבקש הארכה מרשות התקשוב במקרה של קושי גבוה מאוד או מספר רב של מאגרים בעלי עדיפות ראשונה.
• ראו נספח ב' "סכמת תהליך בניית תכנית העבודה", הממחיש את שלבי התכנון כמפורט להלן.

7. פורמט ההנגשה

• לצורך קביעת תכנית העבודה הרב שנתית להנגשת כלל מאגרי המידע המשרדיים, כפי שיופרט להלן, נוספו מספר שדות בצבע סגול לתבנית למיפוי המאגרים (ראו נספח א - תבנית לתכנית הרב שנתית).יש להשתמש בתבנית לצורך תכנון רב שנתי. מומלץ לקרוא את ההנחיות להלן כאשר התבנית מולך.
• להערות בנוגע לשדות במיפוי, ראו הנחיות ראש רשות התקשוב הממשלתי לעניין הנגשת מאגרי מידע לציבור.
• התכניות הרב שנתיות שיוגשו לרשות התקשוב:
  • ישמשו בסיס ליצירת דו"ח שנתי לוועדת ההיגוי בהתאם להחלטת הממשלה סעיף 12.ד.
  • יהוו בסיס לרשות התקשוב ליצירת מדד ליישום החלטת הממשלה וכמו כן לחוות דעת שתוגש למנכ"לי המשרד כחלק מחוות דעת ראש רשות התקשוב על טיוטות תכניות העבודה בתחום התקשוב במסגרת החלטת ממשלה מס' 2097.
  • יפורסמו בחלקן לציבור. סומן בתבנית איזה שדות יפורסמו לציבור.
  • יפורסמו בחלקן למשרדים אחרים, לצורך שיפור העברות מידע, טיוב נתונים, איחוד נתונים ולשימושים נוספים. סומן בתבנית איזה שדות יפורסמו למשרדים אחרים.
• יש להמשיך ולעדכן את רשימת המאגרים במיפוי באופן שוטף כך שיהוו קטלוג עדכני של נכסי המידע המשרדי. יש לעדכן את המיפוי פעם ברבעון, לכל הפחות, עם המאגרים שהתווספו ולהעלות לאתר השיתופי https://itg.cio.gov.il (הנחיות בסוף המסמך).

8. סטטוס הנגשה

• יש לעדכן את סטטוס הנגשה (עמודה AD) נכון להגשת התכנית. יש להמשיך לעדכן את סטטוס ההנגשה לפחות פעם ברבעון לאורך תקופת ההחלטה.
• עבור מאגרים שכבר מופו והונגשו (סטטוס "בוצע"), מבין השדות הסגולים, חובה למלא רק את השדות להלן: סטטוס הנגשת המאגר ב-gov.il (עמודה AD); תדירות עדכון המאגר ב-data.gov.il (עמודה AP); מועד הנגשת המאגר בפועל (עמודה AT).

9. תעדוף מאגרים

• בהתאם להחלטת הממשלה, יש לתעדף מאגרים שיש אינטרס ותועלת ציבורית מוכרים להנגשתם. לפירוט נוסף ראו הנחיית ראש רשות התקשוב הממשלתי בנושא הנגשת מאגרי מידע לציבור, נספח ב': קריטריונים לקביעת סדר העדיפות להנגשת מאגרי המידע.
• ככלי עזר בקביעת תכנית העבודה הרב שנתית, קובץ האקסל המעודכן יקבע באופן אוטומטי עבור כל מאגר רמת עדיפות של גבוה (1), בינוני (2), נמוך (3) בשדה "תעדוף להנגשה" (בעמודה (AF. הציון הינו שקלול של תשובות המשרד לשאלות "כיצד הציבור הביע עניין במאגר" ו"מה רמת התועלת הציבורית בהנגשת המאגר"^[1]. יש לדאוג כי כל השדות של חשיבות המאגר (עמודות M – P) וקושי ההנגשה (T, U, AB, AC) מולאו כדי שהשקלול יעבוד.
• ניתן לשנות את הקביעה באופן ידני במידה ויש פרמטרים שלא חושבו בשקלול, למשל, תרומה פוטנציאלית של הנגשת מאגר להשגת יעד משרדי; אינטרס ציבורי רב במאגר; סוג האוכלוסייה שהמידע נוגע לו (עמודה Q) ועוד.
• העדר אינטרס או תועלת ציבורית מובהקים להנגשת מאגר אינו מהווה סיבה לא להנגיש את המאגר. תועלות של מידע מתגלות לפעמים רק לאחר פרסומו.
• הקביעה הסופי של תעדוף המאגר (עמודה AF) ושדה ההסבר (AG, שדה רשות) יפורסמו לציבור. שדות החישוב הם לשימוש הפנימי של המשרד ולידיעת רשות התקשוב.

[1] עצם הבעת עניין ציבורי בהנגשת המאגר מוסיף נקודת חשיבות אחת לשקלול, ללא הבדל בין הדרכים בהן הציבור הביע אינטרס במידע. זאת לצורך סיוע למשרד ואינו חישוב מחייב.

10. מורכבות הנגשה

• בקביעת התכנית הרב שנתית, ניתן לשקול את מורכבות ההנגשה אל מול חשיבותו.
• ככלי לעזר בחישוב מורכבות ההנגשה, קובץ האקסל המעודכן יקבע עבור כל מאגר רמת מורכבות באופן אוטומטי של גבוה (1), בינוני (2), נמוך (3) בשדה "מורכבות" (עמודה AH). הציון הינו שקלול של תשובות המשרד לשאלות "האם לדעתך קיים קושי מהותי (לא טכני) להנגיש את המאגר" ו"מה לדעתך רמת הקושי הטכני להנגיש את המאגר?". כדי שהשקלול יעבוד יש לוודא כי שדה רמת קושי מהותי בהנגשת המאגר (T) ורמת קושי הטכני בהנגשה (AB) מולאו.
• ניתן לשנות את הקביעה באופן ידני במידה ויש פרמטרים שלא חושבו בשקלול ציון הקושי. מומלץ להיעזר בשדות ההסבר (U ו-AC).
• הקביעה הסופית של מורכבות הנגשת המאגר (עמודה AH) והסבר לגבי המרוכבות (AI, עמודת רשות) יפורסמו לציבור. עמודות החישוב הם לשימוש הפנימי של המשרד ולידיעת רשות התקשוב.
• אם הוחלט באופן סופי שלא ניתן להנגיש מאגר מסוים, יש למלא את עמודה AE "הסבר רשמי לאי פרסום המאגר". שדה זה ילווה בחוות דעת משפטית שתוגש בנפרד. המידע ייכלל בדו"ח השנתי שיוגש לוועדת ההיגוי ליישום החלטת הממשלה (סעיף ד.2. בהחלטה).

11. משאבים נדרשים

• בבניית תכנית העבודה, יש לקחת בחשבון את המשאבים הנדרשים לצורך הנגשה – כוח אדם פנימי, יועצים חיצוניים, יצירת פתרונות משפטיים כולל התממה (אנונימיזציה), התאמות טכניות, עיבודי מידע או טיוב נתונים, ובמידת הצורך תקציבי עזר. ניתן להתייעץ עם רשות התקשוב במציאת פתרונות למורכבות ידועה. ככלל, אין צורך לטייב נתונים. בהתאם לעקרונות מידע פתוח, יש להנגיש מידע בפורמט וברמת פירוט גבוהה ככל שאפשר. עם זאת, יש ערך בפרסום נתונים איכותיים וניתן לשקול תהליכי טיוב במקרים חריגים ובמיוחד אם יש דרישה ציבורית לכך.
• העמודות "שעות העבודה הנדרשות", "עלויות נוספות", ו"הסבר לגבי שעות ועלויות" (עמודות AL, AM ו-AO, שדות רשות) מיועדות לסייע למשרד בחישוב המשאבים הנדרשים ובקביעת תכנית העבודה.
• רשות התקשוב מקדמת יצירת מדיניות ממשלתית לעניין התממה. מטרת המדיניות היא לקבוע באיזה מקרים ניתן להנגיש קבצי פרט ואילו פעילויות נדרשות כדי להתמים אותם. עד לקביעת המדיניות, ניתן לסמן עבור איזה מאגרים לדעת המשרד כדאי לבצע התממה כדי להנגיש את הנתונים לציבור (עמודה AJ- רשות).

12. לוחות זמנים

• יש לציין את המועד המתוכנן להתחלת עבודה על המאגר (AR) ומועד מתוכנן להנגשת המאגר (AS). אם המשרד כבר התחיל בתהליך הנגשת המאגר, יש לציין את סטטוס הנגשת המאגר (AD).
• לאחר הנגשת המאגר, יש למלא את תאריך ההנגשה בפועל (AT) לצורך בקרה ולשם דיווח לוועדת ההיגוי (סעיף 12.ד.1 בהחלטת הממשלה).
• יש לקבוע את תדירות העדכון של המאגר ב-gov.il (שדה AP). ברירת המחדל תהיה תדירות העדכון של המאגר עצמו (שדה Y), אך ניתן לשנות את הקביעה ידנית.
• יש אפשרות ליוצר תהליך של הזנה אוטומטית של מידע ב-gov.il. התהליך יאפשר עדכון אוטומטי של המאגר מתוך המערכות המשרדיות בתדירות שתקבע המשרד. יש לסמן באיזה מאגרים יש צורך ליצור את התהליך בעמודה [1]AQ.

[1] תנאים לתהליך:

1. מבנה קבוע למאגר
2. יש להעביר את הקבצים בפורמט XML והמאגר נוצר בפורמט  CSV ,XLSX ,XLS
3. לצורך התממשקות יש צורך בכספת (באם אין יש לפנות למנהל לקוח בממשל זמין )
4. המשרד דואג לעדכון בתדירות הרצויה את הכספת בצד המשרד

13. סיכונים

• רשות התקשוב תפרסם בחודשים הקרובים הנחיות בנושא ניהול סיכונים בתחום הנגשת מאגרי מידע לציבור. בשלב זה, עמודת "סיכונים אפשריים" (AU) היא לשימוש פנימי של המשרד ושדה רשות.

14. פרסום לציבור

• עמודות שסומנו "יפורסם לציבור" יפורסמו לציבור בתכנית העבודה הרב שנתית של המשרד בינואר 2018. תינתן לציבור אפשרות להעיר על הקביעה של תעדוף המאגרים במטרה לתת למשרד משוב על התועלת הפוטנציאלית של הנגשת מאגר מסוים. יש לשקול את דרישות הציבור ולפרסם תשובות תוך 45 יום.
• פניות ציבור בנושא מאגרי מידע מתקבלות ומועברות למשרדי הממשלה באופן שוטף. לפחות פעם ברבעון, יש לשקול את דרישות הציבור ולפרסם תשובות המשרד.

15. שיתוף ציבור

• על המשרד לשלב בתכנית העבודה תהליכי שיתוף הציבור בדבר האינטרס הציבורי לפרסום מידע וקביעת סדרי עדיפויות.
• יש לכוון את תהליכי שיתוף הציבור לקהלי יעד הרלוונטיים לפעילות המשרד ולמשתמשי מידע מקצועיים, נוסף על הציבור הרחב. ניתן להיעזר ב-"מדריך שיתוף ציבור" שיפורסם ע"י אגף חברה וממשל במשרד רה"מ בתכנון ויישום תהליכי שיתוף ציבור בשבועות הקרובים.
• יש למלא את תהליכי שיתוף ציבור המתוכננים בלשונית "פרטי המשרד", תחת כותרת "תהליך שיתוף ציבור בנושא הנגשת מאגרי מידע לציבור".
• ניתן לבקש סיוע של רשות התקשוב בביצוע תהליכי שיתוף ציבור.
• רשות התקשוב, בהתאם לסדרי עדיפויות, תקיים תהליכי שיתוף ציבור שיהיו נוספים על תהליכי המשרדים.
• בכל תהליך התייעצות עם הציבור, יש לקבוע מועד לפרסום החלטות המשרד שיתקבלו על בסיס תהליך ההתייעצות.

16. עידוד השימוש במאגרי המידע המונגשים

• מומלץ לשלב בתכנית העבודה המשרדית פעילות שתעודד השימוש במאגרי המידע המונגשים של המשרד כגון: פרסום ושיווק, קיום האקאתון, יום עיון עם משתמשי מידע ועוד.
• ניתן להתייעץ עם רשות התקשוב בקביעת הפעילות.
• יש למלא את פרטי הפעילות המתוכננת בלשונית "פרטי המשרד" בטבלה "תהליך שיתוף ציבור בנושא הנגשת מאגרי מידע לציבור".

17. פרטי אחראיים

• יש לדאוג למלא ולעדכן את פרטי הקשר של האחראיים במשרד על הובלת פרויקט הנגשת מאגרי מידע לציבור בלשונית "פרטי המשרד".

18. עדכון תכנית העבודה

• עדכונים ושינויים שוטפים לתכנית העבודה שיבצע המשרד (ר' סעיפים 6.3, 7.1, 11.1 ו-14.2 לעיל), יפורסמו לציבור ב-15 לחודש בחודש שלאחר תום כל רבעון. יש להעלות את התכנית המעודכנת לאתר השיתופי https://itg.cio.gov.il בסוף כל רבעון.
• עדכון כללי לתכנית יתבצע במקביל לתהליך השנתי לתכנון תכנית העבודה המשרדית, על בסיס הפקת לקחים מהשנה הקודמת, ובהתאם ליעדי המשרד, דרישות מהציבור ותקציב. התכנית המעודכנת תפורסם יחד עם פרסום התכנית המשרדית.

19. לוחות הזמנים לתהליך התכנון לשנת 2018

אופן העבודה

הפעילות תתבצע על האתר השיתופי https://itg.cio.gov.il הכולל גם גיליון הנחיות מפורטות על דרך העבודה. 

לצורך תמיכה, להלן כתובת דוא"ל לתקשורת בנושא האתר השיתופי: - ITGWorkplan@cio.gov.il

• שאלות, לווי וסיוע בהכנת תכניות העבודה – ניתן לפנות למנהלת פרויקטים מיוחדים, אילנה פינשו ilanap@cio.gov.il / 02-6664897.

דגשים טכניים

• נעשה שימוש במערכת לתכניות העבודה שמוגשות לרשות התקשוב. כל מי שיש לו הרשאה לעדכן את תכניות העבודה יוכל להיכנס למערכת גם לנושא הנגשת מאגרי מידע.
• השימוש באתר באמצעות Internet explorer בלבד. נא לשמור את האתר ברשימת האתרים המומלצים.
• הכניסה דורשת שימוש בכרטיס חכם. נא להעביר כל בקשה להכנסת משתמשים חדשים דרך הטופס המקוון (מתאים גם למובייל).
• בעת פתיחת קובץ העבודה – יש להכניס כרטיס חכם לזיהוי ולאחריו לבחור באופציית העריכה.

לוח זמנים לביצוע

• 17 אוקטובר 2017 - מופץ מסמך זה הכולל הנחיות לגבי אופן הגשת תכניות העבודה לרשות התקשוב
• 17 אוקטובר 2017 - מופץ מכתב מראש רשות התקשוב הממשלתי בדבר יישום החלטת ממשלה מס' 1933: גיבוש תכניות עבודה להנגשת מאגרי מידע והצבת יעדים לצמצום השימוש במידע ואישורים
• אוקטובר: יתקיימו שני מפגשי הדרכה על תהליך העבודה בתאריכים 17.10 בשעה 15:00 וב- 23.10 בשעה 9:30 במשרדי רשות התקשוב. רישום בקישור
• עד סוף נובמבר 2017 - העלאת טיוטות תכניות העבודה של המשרדים לאתר השיתופי.
• דצמבר 2017 - שליחת חוות דעת ראש רשות התקשוב על טיוטות תכניות העבודה למנכ"לי המשרדים כחלק מחוות דעת על תכנית העבודה בתחום התקשוב.
• ינואר - פברואר 2018 – פרסום התכניות לציבור
• מרץ 2018 - עדכון תכניות העבודה לאחר הערות מהציבור